Darujte

2/ Informace o ochraně osobních údajů OCH HK - pro pracovníky, dárce, dobrovolníky apod. 

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováváním vašich osobních údajů v Oblastní charitě Hradec Králové. Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen Obecné nařízení). Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.

S vašimi údaji nakládáme s řádnou péčí v souladu s platnými předpisy a zajišťujeme jejich ochranu. V organizaci jsou zavedena pravidla stanovující, který zaměstnanec může mít přístup k vašim osobním údajům a jaké osobní údaje zpracovává. Vaše údaje zásadně nepředáváme mimo Oblastní charitu Hradec Králové s výjimkou případů, kdy máme váš souhlas, ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem (př. v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení).

Doporučujeme vám, abyste si informace pečlivě přečetli, pokud by vám nebylo něco jasné, rádi vám cokoliv z uvedeného vysvětlíme. Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.

SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Správcem vašich údajů je Oblastní charita Hradec Králové (dále jen OCHHK). Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

V souvislosti se zpracováním a ochranou Vašich osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů: Oblastní charita Hradec Králové, Komenského 266, 500 03 Hradec Králové, och@charitahk.cz

 

OCHHK ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE NÁSLEDUJÍCÍCH FYZICKÝCH OSOB:

  • klientů a příjemců OCHHK poskytovaných sociálních a zdravotních služeb a další pomoci, zájemců o tyto služby a pomoc a rodinných příslušníků klientů i zájemců, kontaktní údaje odborníků, kteří spolupracují na řešení situace klientů OCHHK (lékaři, psychologové, pedagogové, právníci aj.);
  • sponzorů, dárců, členů v Klubu přátel DHP;
  • zaměstnanců (případně jejich rodinných příslušníků), studentů na praxi, stážistů, dobrovolníků a uchazečů o zaměstnání či dobrovolnickou činnost;
  • dodavatelů;
  • zástupců a kontaktních osob výše uvedených kategorií subjektů údajů
  • účastníků akreditovaného vzdělávání.

 

OCHHK ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE ZEJMÉNA V NÁSLEDUJÍCÍM ROZSAHU:

  • identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo;
  • „klientské“ údaje: o poptávaných službách a pomoci, o poskytnutých službách a pomoci a jejich průběhu, včetně informací o věku, zdravotním stavu, rodinné situaci;
  • „sponzorské/dárcovské“ údaje: výše příspěvků a darů, čísla bankovních účtů, podporované projekty;
  • „zaměstnanecké“ údaje: výše mzdy a dalších plnění, číslo bankovních účtů, odpracované hodiny, pracovní výsledky, další údaje o zaměstnaneckém vztahu a jeho průběhu, údaje o rodinném stavu a vyživovaných osobách, evidence odvodů do sociálního a zdravotního pojištění a daňová evidence;
  • údaje „účastníků akreditovaného vzdělávání“: titul, jméno, příjmení, datum a místo narození a zaměstnavatel účastníka;
  • fotografie z akcí pořádaných OCHHK (umožňující identifikaci konkrétních osob);
  • video a záznamy z kamerového systému.

 

OCHHK ZPRACOVÁVÁ VÝŠE UVEDENÉ ÚDAJE ZEJMÉNA Z PRÁVNÍHO TITULI (A ZA ÚČELEM):

  • plnění zákonných povinností poskytovatele sociálních a zdravotních služeb, a u citlivých „klientských“ údajů z titulu a za účelem poskytování sociální nebo zdravotní péče či z titulu ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiných fyzických osob (předejití vzniku újmy na životě, humanitární účely);
  • plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
  • plnění zákonných povinností daňového subjektu – za účelem evidence darů, zasílání potvrzení o darech;
  • plnění zákonných povinností zaměstnavatele – za účelem zpracování mezd a provádění příslušných daňových odvodů a odvodů do systémů sociálního a zdravotního pojištění, za účelem vedení osobních spisů;
  • za účelem plnění zákonných povinností poskytovatele akreditovaného vzdělávání (vydávání osvědčení o absolvování),
  • oprávněných zájmů OCHHK – za účelem vedení interní statistiky dárců, propagace činnosti OCHHK (včetně adresného informování dárců o dalších možnostech podpory a pořádaných akcích), za účelem ochrany majetku a osob v prostorech OCHHK (např. kamerový systém);
  • souhlasu subjektu údajů se zpracováním – zejména u používání fotografií klientů, pracovníků, dobrovolníků a dárců za účelem propagace činnosti OCHHK.

OCHHK provádí všechny úkony zpracování osobních údajů uvědoměle za jasně definovaným účelem a na základě některého z právních titulů vyjmenovaných v čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR, a jde-li o citlivé údaje (zvláštní kategorie osobních údajů), v čl. 9 odst. 2 nařízení GDPR.

 

DOBA UCHOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracovává OCHHK po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících z účelu zpracování, a dále pak po dobu, po kterou je povinna/oprávněna ty které údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů.

  • Klienti - údaje získané při poskytování služby, a mající souvislost s řešením nepříznivé situace klienta, archivuje po dobu 10 let. Doba pro uchování začíná běžet 1. lednem roku následujícím po roce, ve kterém došlo k ukončení služby, po uplynutí této doby jsou data zlikvidována.
  • Pracovníci – osobní údaje pracovníků, vyplývající z pracovně právního vztahu, archivuje po dobu, která já dána právními předpisy ČR. Ostatní údaje archivuje OCHHK po dobu maximálně 10 let.
  • Zájemci o práci – osobní údaje poskytnuté zájemcem o práci v OCHHK archivujeme po dobu 1 roku z důvodu možnosti opětovného oslovení s vhodnou nabídkou.
  • Dobrovolníci, praktikanti, stážisti – osobní údaje zpracovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností a archivuje je po dobu 5 let. Doba pro archivaci začíná běžet 1. ledna roku následujícího po ukončení smlouvy o výkonu dobrovolnické činnosti či praxe, stáže.
  • Dodavatelé – osobní údaje zpracovává po dobu, po kterou je povinna údaje uchovávat dle obecně závazných právních předpisů.
  • Spolupracující odborníci – osobní údaje zpracovává po dobu nezbytně nutnou. Pokud se vyskytují v klientské dokumentaci, jsou po ukončení služby uloženy společně s celou klientskou dokumentací do archivu a po 10 letech skartovány.
  • Účastníci akreditovaného vzdělávání – údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytnou pro zajištění vzájemných práv a archivovány po dobu 10 let.

Údaje, které OCHHK zpracovává s vaším souhlasem, uchovává po dobu, po kterou je souhlas platně udělen.

 

ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podle situace zpracovává OCHHK data, které jí jsou vámi předány. V případech, kdy to vyžaduje situace, jsou zpracovávány i Vaše údaje z veřejně dostupných zdrojů (př. identifikační a kontaktní údaje na lékaře, psychology, právníky, pedagogy a jiné odborníky).

 

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování provádějí zejména zaměstnanci OCHHK, přičemž OCHHK na základě smlouvy o poskytování služeb pověřuje zpracováním vašich údajů i zpracovatele, a to firmy poskytující informační systémy pro sociální a zdravotní služby, které OCHHK využívá pro vedení dokumentace o poskytovaných službách.

Zpracování vašich osobních údajů probíhá manuálně a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním i personálním zabezpečení.

Za účelem ochrany vašich dat je jasně definován tzv. systém řízení dokumentace a související organizačně technické zabezpečení ochrany, včetně technických, organizačních a personálních opatření. Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí ze své pracovní pozice do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolováni a vázáni povinnou mlčenlivostí.

Pokud jde o příjemce vašich osobních údajů – vedle uvedených osob mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale to pouze v případě, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. Orgány činné v trestním řízení, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu našich práv (př. soud). Sdílet vaše osobní údaje s dalšími osobami můžeme také na základě vašeho souhlasu (přičemž způsob, podmínky a rozsah předávání vašich osobních údajů třetí straně je vždy v daném souhlasu specifikován).

JAKÁ MÁTE PRÁVA

Máte právo na přístup k vašim údajům. V případě, že jsou vaše údaje nesprávné, nepřesné, máte právo požadovat opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které údaje zpracováváme, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje. Máte právo na výmaz vašich údajů či na omezení jejich zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů. Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a jež jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. V případech, kdy ke zpracování vašich údajů vyžadujeme váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (př. dodržování právních povinností).

 Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Tel: 234 665 111, Web: www.uoou.cz