Ochrana osobních údajů

1/ Informace o ochraně osobních údajů pro uživatele služeb OCH HK

CHRÁNÍME VAŠE ÚDAJE

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováváním vašich osobních údajů v Oblastní charitě Hradec Králové. Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen Obecné nařízení) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.

S vašimi údaji nakládáme s řádnou péčí v souladu s platnými předpisy a zajišťujeme jejich ochranu. V organizaci jsou zavedena pravidla stanovující, který zaměstnanec může mít přístup k vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat. Vaše údaje zásadně nepředáváme mimo Oblastní charitu Hradec Králové s výjimkou případů, kdy máme váš souhlas, ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem (př. v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení).

Doporučujeme vám, abyste si informace pečlivě přečetli, pokud by vám nebylo něco jasné, rádi vám cokoliv z uvedeného vysvětlíme. Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Tel: 234 665 111, www.uoou.cz

SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Správcem vašich údajů je Oblastní charita Hradec Králové prostřednictvím svých středisek. Vaše údaje spravuje to středisko, kterého jste klientem. Pokud jste klientem více středisek, spravuje každé středisko pouze ty údaje, které se týkají jejich služby, které jste klientem. Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

Kdo je správcem vašich údajů, vyplývá především ze situace, ve které údaje o vás získáváme: V situaci, kdy spolu jednáme o poskytnutí služby, předáváte nám údaje nezbytné k tomu, abychom mohli posoudit, zda vám službu můžeme poskytnout a následně mohli spolu uzavřít smlouvu. Zpracováváme tedy takové osobní údaje, které od vás získáme na základě žádosti o poskytnutí služby, z osobního jednání o poskytnutí služby a při samotném uzavírání smlouvy o poskytnutí služby. Správcem vašich údajů je tedy OCH HK a její středisko, ve kterém poskytnutí služby dojednáváte. OCH HK prostřednictvím svých středisek spravuje údaje, které jste jí sami předali, i údaje, které byla oprávněna nebo povinna za daným účelem získat od třetích stran.

V případě, že využíváte služeb Intervenčního centra, Azylového domu, Sociální rehabilitace či Nízkoprahového denního centra, pak Vaše údaje zpracováváme v roli zpracovatele pro Královéhradecký kraj, který Vaše údaje předává na Ministerstvo práce a sociálních věcí, které je správcem Vašich údajů. Vaše údaje v tomto případě mohou být ještě doplněny o další osobní údaje které jsou obsaženy v systémech Ministerstva práce a sociálních věcí a České správy sociálního zabezpečení, pokud se jedná o údaje nezbytné pro zajištění účelu prokázání řádného a efektivního nakládání s prostředky ESF, které byly na realizaci projektu poskytnuty z Operačního programu zaměstnanost; (pozn.: těmito doplňujícími osobními údaji jsou např. údaje o tom, zda jste uchazečem o zaměstnání vedeným v evidenci Úřadu práce České republiky, zda jste zaměstnán a po jakou dobu, zda jste osobou samostatně výdělečně činnou).

ÚDAJE, KTERÉ ZPRACOVÁVÁME

Jak již bylo uvedeno výše, zpracování se týká osobních údajů, které od vás získáváme na základě žádosti o poskytnutí služby, v rámci osobního jednání s vámi jako se zájemcem o službu či při samotném uzavírání smlouvy nebo na základě informací a dokumentů poskytnutých vámi v souvislosti se smlouvou, popř. žádostí o poskytnutí služby – jedná se zejména o:

  • identifikační údaje (jméno, příjmení, titul, datum a místo narození, adresa trvalého pobytu, státní občanství, pohlaví),
  • kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa),
  • dále údaje týkající se vaší sociální situace, což souvisí s naší povinností posoudit, zda je vámi požadovaná služba pro vás vhodná a zda splňujete podmínky pro její poskytnutí, či hodnocením naplňování uzavřené smlouvy,
  • citlivé osobní údaje (př. údaje o zdravotním stavu) – tyto údaje od vás požadujeme pouze, vyžaduje-li to situace a je-li to pro poskytování služby nezbytně nutné.

Zpracováváme tedy osobní údaje v rozsahu, ve kterém nám byly vámi poskytnuty, v jakém vznikají za trvání poskytování služby a/nebo v jakém jsme oprávněni či povinni tyto údaje sami zjišťovat na základě právních předpisů či vašeho souhlasu.

K vašim osobním údajům můžeme přiřazovat také:

  • adresní a identifikační údaje jiných osob, které se určitým způsobem buď účastní poskytování služby (př. děti, ostatní rodinní příslušníci, opatrovníci) nebo jsou kontaktními osobami pro případ mimořádné situace,
  • adresní a identifikační údaje osob spolupracujících s námi na řešení situace (lékaři, pedagogové a jiní odborníci)
  • identifikační a kontaktní údaje odpovědného (klíčového) pracovníka, který s vámi na řešení vaší situace nejvíce spolupracuje.

PROČ ZPRACOVÁVÁME VAŠE DATA

Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat danou službu. Povinnost zpracovávat vaše údaje nám stanoví řada právních předpisů (př. zákon č. 108/2006 Sb., o sociálních službách, ve znění pozdějších předpisů; prováděcí vyhláška č. 505/2006 Sb., ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách), ve znění pozdějších předpisů; prováděcí vyhláška č. 98/2012 o zdravotnické dokumentaci, ve znění pozdějších předpisů; vyhláška č. 373/2016 Sb., o předávání údajů do Národního zdravotnického informačního systému a dále právní předpisy vztahující se specificky k jednotlivým sociálním/zdravotním službám). Některé osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu a vnitřních potřeb (jako je například sledování vaší spokojenosti, optimalizace a zvyšování kvality námi poskytovaných služeb aj.). Některé údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu (např. vaše fotky z účasti na námi realizovaných akcích a jejich využití pro propagaci našich služeb).

JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE ÚDAJE

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývající ze smlouvy, tj. vždy minimálně po dobu trvání smlouvy, a dále pak po dobu, po kterou jsme povinni/oprávněni ty které údaje uchovávat podle Obecného nařízení a dalších obecně závazných právních předpisů, to samé platí, nedojde-li k uzavření smlouvy. Údaje získané při poskytování služby, a mající souvislost s řešením vaší nepříznivé situace, archivujeme po dobu 10 let. Doba pro uchování začíná běžet 1. lednem roku následujícím po roce, ve kterém došlo k ukončení služby, po uplynutí této doby jsou data zlikvidována.

Údaje, které zpracováváme s vaším souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen.

JSTE POVINNI NÁM OSOBNÍ ÚDAJE PŘEDÁVAT?

Předání údajů, které nám předáváte se svým souhlasem, je dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů. Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme vám službu poskytnout.

ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podle situace zpracováváme data, které nám sami předáváte nebo které svoji aktivitou sami vytváříte. V případech, kdy je to k dosažení účelu zpracování vašich údajů nezbytné, doplňujeme tyto údaje o data z dalších zdrojů. Jedná se například o informace od třetích stran př. policie ČR, lékaři.

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování provádějí zejména naši zaměstnanci, přičemž OCH HK na základě smlouvy o poskytování služeb pověřuje zpracováním vašich údajů i zpracovatele, a to firmy poskytující informační systémy pro sociální a zdravotní služby, které OCH HK využívá pro vedení dokumentace o poskytovaných službách.

Zpracování vašich osobních údajů probíhá manuálně a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním i personálním zabezpečení.

Za účelem ochrany vašich dat je jasně definován tzv. systém řízení dokumentace a související organizačně technické zabezpečení ochrany, včetně technických, organizačních a personálních opatření. Pro bezpečnost dat jsou realizovány kontrolní postupy definované interními předpisy. Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí ze své pracovní pozice do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolováni a vázáni povinnou mlčenlivostí.

Pokud jde o příjemce vašich osobních údajů – vedle uvedených osob mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale to pouze v případě, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. Orgány činné v trestním řízení, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu našich práv (př. soud). Sdílet vaše osobní údaje s dalšími osobami či organizacemi můžeme také na základě vašeho souhlasu (přičemž způsob, podmínky a rozsah předávání vašich osobních údajů třetí straně je vždy v daném souhlasu specifikován).

JAKÁ MÁTE PRÁVA

Máte právo na přístup k vašim údajům. V případě, že jsou vaše údaje nesprávné, nepřesné, máte právo požadovat opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které údaje zpracováváme, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje. Máte právo na výmaz vašich údajů či na omezení jejich zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů. Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a jež jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. V případech, kdy ke zpracování vašich údajů vyžadujeme váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (př. dodržování právních povinností).

Kam se obrátit pro výkon svých práv: Oblastní charita Hradec Králové, Komenského 266, 500 03 Hradec Králové, och@charitahk.cz, www.charitahk.cz

V případě, že využíváte služeb Intervenčního centra, Azylového domu, Sociální rehabilitace či Nízkoprahového denního centra: Ministerstvo práce a sociálních věcí, Pověřenec pro ochranu osobních údajů, Na Poříčním právu 1/376, 128 01 Praha 2, Datová schránka: sc9aavg, www.mpsv.cz

 

2/ Informace o ochraně osobních údajů OCH HK - pro pracovníky, dárce, dobrovolníky apod. 

Tímto dokumentem vám poskytujeme informace o vašich právech souvisejících se zpracováváním vašich osobních údajů v Oblastní charitě Hradec Králové. Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy, zejména Nařízením evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen Obecné nařízení) a zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů. Zpracování osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétní službou nebo účelem zpracování.

S vašimi údaji nakládáme s řádnou péčí v souladu s platnými předpisy a zajišťujeme jejich ochranu.

V organizaci jsou zavedena pravidla stanovující, který zaměstnanec může mít přístup k vašim osobním údajům a jaké osobní údaje zpracovává. Vaše údaje zásadně nepředáváme mimo Oblastní charitu Hradec Králové s výjimkou případů, kdy máme váš souhlas, ukládá nám to nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem (př. v případě požadavků orgánů činných v trestním řízení).

Doporučujeme vám, abyste si informace pečlivě přečetli, pokud by vám nebylo něco jasné, rádi vám cokoliv z uvedeného vysvětlíme. Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.

SPRÁVCE VAŠICH ÚDAJŮ

Správcem vašich údajů je Oblastní charita Hradec Králové (dále jen OCH HK). Správce vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále.

V souvislosti se zpracováním a ochranou Vašich osobních údajů se můžete obrátit na správce údajů: Oblastní charita Hradec Králové, Komenského 266, 500 03 Hradec Králové, och@charitahk.cz

OCHHK ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE NÁSLEDUJÍCÍCH FYZICKÝCH OSOB:

  • klientů a příjemců OCH HK poskytovaných sociálních a zdravotních služeb a další pomoci, zájemců o tyto služby a pomoc a rodinných příslušníků klientů i zájemců, kontaktní údaje odborníků, kteří spolupracují na řešení situace klientů OCH HK (lékaři, psychologové, pedagogové, právníci aj.);
  • sponzorů, dárců, členů v Klubu přátel DHP;
  • zaměstnanců (případně jejich rodinných příslušníků), studentů na praxi, stážistů, dobrovolníků a uchazečů o zaměstnání či dobrovolnickou činnost;
  • dodavatelů;
  • zástupců a kontaktních osob výše uvedených kategorií subjektů údajů.

OCHHK ZPRACOVÁVÁ OSOBNÍ ÚDAJE ZEJMÉNA V NÁSLEDUJÍCÍM ROZSAHU:

  • identifikační a kontaktní údaje: jméno, příjmení, rodné číslo, datum narození, trvalý/přechodný pobyt, kontaktní adresa, telefonní číslo;
  • „klientské“ údaje: o poptávaných službách a pomoci, o poskytnutých službách a pomoci a jejich průběhu, včetně informací o věku, zdravotním stavu, rodinné situaci;
  • „sponzorské/ dárcovské“ údaje: výše příspěvků a darů, čísla bankovních účtů, podporované projekty;
  • „zaměstnanecké“ údaje: výše mzdy a dalších plnění, číslo bankovních účtů, odpracované hodiny, pracovní výsledky, další údaje o zaměstnaneckém vztahu a jeho průběhu, údaje o rodinném stavu a vyživovaných osobách, evidence odvodů do sociálního a zdravotního pojištění a daňová evidence;
  • fotografie z akcí pořádaných OCH HK (umožňující identifikaci konkrétních osob);
  • video a záznamy z kamerového systému.

OCHHK ZPRACOVÁVÁ VÝŠE UVEDENÉ ÚDAJE ZEJMÉNA Z PRÁVNÍHO TITULI (A ZA ÚČELEM):

  • plnění zákonných povinností poskytovatele sociálních a zdravotních služeb, a u citlivých „klientských“ údajů z titulu a za účelem poskytování sociální nebo zdravotní péče či z titulu ochrany životně důležitých zájmů subjektů údajů nebo jiných fyzických osob (předejití vzniku újmy na životě, humanitární účely);
  • plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů;
  • plnění zákonných povinností daňového subjektu – za účelem evidence darů, zasílání potvrzení o darech;
  • plnění zákonných povinností zaměstnavatele – za účelem zpracování mezd a provádění příslušných daňových odvodů a odvodů do systémů sociálního a zdravotního pojištění, za účelem vedení osobních spisů;
  • oprávněných zájmů OCH HK – za účelem vedení interní statistiky dárců, propagace činnosti OCH HK (včetně adresného informování dárců o dalších možnostech podpory a pořádaných akcích), za účelem ochrany majetku a osob v prostorech OCH HK (např. kamerový systém);
  • souhlasu subjektu údajů se zpracováním – zejména u používání fotografií klientů, pracovníků, dobrovolníků a dárců za účelem propagace činnosti OCHHK.

OCH HK provádí všechny úkony zpracování osobních údajů uvědoměle za jasně definovaným účelem a na základě některého z právních titulů vyjmenovaných v čl. 6 odst. 1 nařízení GDPR, a jde-li o citlivé údaje (zvláštní kategorie osobních údajů), v čl. 9 odst. 2 nařízení GDPR.

DOBA UCHOVÁNÍ VAŠICH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje zpracovává OCH HK po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností vyplývajících z účelu zpracování, a dále pak po dobu, po kterou je povinna/oprávněna ty které údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů.

  • Klienti - údaje získané při poskytování služby, a mající souvislost s řešením nepříznivé situace klienta, archivuje po dobu 10 let. Doba pro uchování začíná běžet 1. lednem roku následujícím po roce, ve kterém došlo k ukončení služby, po uplynutí této doby jsou data zlikvidována.
  • Pracovníci – osobní údaje pracovníků, vyplývající z pracovně právního vztahu, archivuje po dobu, která já dána právními předpisy ČR. Ostatní údaje archivuje OCHHK po dobu maximálně 10 let.
  • Zájemci o práci – osobní údaje poskytnuté zájemcem o práci v OCH HK archivujeme po dobu 2 let z důvodu možnosti opětovného oslovení s vhodnou nabídkou.
  • Dobrovolníci, praktikanti, stážisti – osobní údaje zpracovává po dobu nezbytně nutnou k zajištění vzájemných práv a povinností a archivuje je po dobu 5 let. Doba pro archivaci začíná běžet 1. ledna roku následujícího po ukončení smlouvy o výkonu dobrovolnické činnosti či praxe, stáže.
  • Dodavatelé – osobní údaje zpracovává po dobu, po kterou je povinna údaje uchovávat dle obecně závazných právních předpisů.
  • Spolupracující odborníci – osobní údaje zpracovává po dobu nezbytně nutnou. Pokud se vyskytují v klientské dokumentaci, jsou po ukončení služby uloženy společně s celou klientskou dokumentací do archivu a po 10 letech skartovány.

Údaje, které OCH HK zpracovává s vaším souhlasem, uchovává po dobu, po kterou je souhlas platně udělen.

ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podle situace zpracovává OCH HK data, které jí jsou vámi předány. V případech, kdy to vyžaduje situace, jsou zpracovávány i Vaše údaje z veřejně dostupných zdrojů (př. identifikační a kontaktní údaje na lékaře, psychology, právníky, pedagogy a jiné odborníky).

PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Zpracování provádějí zejména zaměstnanci OCH HK, přičemž OCH HK na základě smlouvy o poskytování služeb pověřuje zpracováním vašich údajů i zpracovatele, a to firmy poskytující informační systémy pro sociální a zdravotní služby, které OCH HK využívá pro vedení dokumentace o poskytovaných službách.

Zpracování vašich osobních údajů probíhá manuálně a to v elektronické nebo listinné podobě, vždy při vysokém technickém, organizačním i personálním zabezpečení.

Za účelem ochrany vašich dat je jasně definován tzv. systém řízení dokumentace a související organizačně technické zabezpečení ochrany, včetně technických, organizačních a personálních opatření. Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí ze své pracovní pozice do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolováni a vázáni povinnou mlčenlivostí.

Pokud jde o příjemce vašich osobních údajů – vedle uvedených osob mohou být osobní údaje zpřístupněny i dalším osobám, ale to pouze v případě, pokud jim bude svědčit zákonný důvod pro přístup k těmto osobním údajům (např. Orgány činné v trestním řízení, jiné kontrolní orgány se zákonným zmocněním pro přístup k informacím), nebo pokud to bude nezbytné pro ochranu našich práv (př. soud). Sdílet vaše osobní údaje s dalšími osobami můžeme také na základě vašeho souhlasu (přičemž způsob, podmínky a rozsah předávání vašich osobních údajů třetí straně je vždy v daném souhlasu specifikován).

JAKÁ MÁTE PRÁVA

Máte právo na přístup k vašim údajům. V případě, že jsou vaše údaje nesprávné, nepřesné, máte právo požadovat opravu. S přihlédnutím k účelům, pro které údaje zpracováváme, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje. Máte právo na výmaz vašich údajů či na omezení jejich zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování vašich údajů. Máte právo získat osobní údaje, které se vás týkají a jež jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. V případech, kdy ke zpracování vašich údajů vyžadujeme váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (př. dodržování právních povinností).

Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Tel: 234 665 111, www.uoou.cz

Souhlas se zveřejňováním osobních údajů - Formulář k vyplnění